Bagaimana sebenarnya E-Invois berfungsi?

Mungkin ramai yang tertanya-tanya, jika E-Invois yang diperkenalkan oleh LHDN menggalakkan proses invois yang cekap, menjimatkan masa dan lebih telus, bagaimanakah prosedur dan aliran kerja e-invois dan bagaimana ia akan membantu perniagaan membuat invois malah berurus niaga dengan lebih baik?

Apakah e-Invois LHDN?

Dengan pengenalan e-invois oleh LHDN di Malaysia, yang bertujuan untuk mendapatkan perniagaan yang berbeza kriteria (berdasarkan kadar pusing ganti) dan pembayar cukai untuk menerima pakai secara berperingkat antara 1 Jun 2024 hingga 1 Januari 2027. E-Invois yang diperkenalkan oleh LHDN bukan sekadar hamparan biasa atau invois PDF yang biasanya, menjana berdasarkan templat invois yang dibuat sendiri, dan menghantar melalui e-mel secara manual oleh pengirim, tetapi ia menggunakan kaedah yang lebih digital dengan menghantar fail dalam format XML dan JSON unik yang ditentukan oleh LHDNM, Inland Lembaga Hasil Malaysia, dan invois akan dikongsikan kepada LHDN untuk pengesahan dan pengesahan oleh LHDN sebelum dihantar kepada pelanggan.

E-Invois akan mengandungi maklumat penting yang sama seperti dokumen tradisional, seperti butiran pembekal dan pembeli, perihalan item, kuantiti, harga tidak termasuk cukai, cukai dan jumlah amaun, yang merekodkan data transaksi untuk operasi perniagaan harian.

Aliran kerja e-invois

Jadi bagaimanakah keseluruhan proses penghantaran dan penerimaan e-Invois dan berapa lama masa yang diperlukan untuk proses pengesahan?

Walaupun ia melibatkan satu siri prosedur yang kompleks untuk memastikan transaksi digital yang selamat antara pembekal dan pembeli, kebanyakan proses akan dijalankan dalam sistem, dan tidak memerlukan campur tangan pengguna, dan untuk proses pengesahan, menurut LHDN, ia akan dijalankan secara elektronik, yang boleh dilakukan serta-merta atau hampir serta-merta.

Proses aliran kerja e-invois

Langkah 1: Pengeluaran e-Invois

Keseluruhan proses e-invois bermula apabila jualan dan atau transaksi dibuat (termasuk pelarasan e-invois), yang dibuat oleh pembekal atau penghantar dan e-Invois untuk dikongsi kepada LHDNM melalui Myinvoice Portal atau API untuk pengesahan. Untuk penyelesaian perakaunan seperti AutoCount, ciri ini disambungkan melalui API, dengan memasukkan e-Invois dalam sistem kami, pengguna boleh mempunyai proses invois yang lebih lengkap dan automatik, tanpa perlu kerap mengakses portal untuk menghantar dan menerima invois.

Langkah 2: Pengesahan e-Invois

Memandangkan data yang dikemukakan perlu disahkan sebelum dikeluarkan, untuk memastikan e-Invois memenuhi piawaian dan kriteria yang diperlukan, dan mengikut maklumat yang diberikan oleh LHDN, proses pengesahan oleh LHDNM adalah dalam masa nyata atau hampir serta-merta.

Selepas proses pengesahan, pembekal akan menerima Nombor Pengecam Unik daripada LHDNM dalam platform yang mereka kendalikan, dan nombor itu akan membolehkan LHDNM mengesan untuk mengurangkan kejadian pengubahan e-Invois, mengukuhkan lagi keselamatan dan ketelusan transaksi.

Langkah 3: Pemberitahuan e-Invois yang disahkan

Selepas pengesahan e-Invois, LHDNM akan memaklumkan kedua-dua pembekal dan pembeli, sama ada dalam Portal MyInvoice atau API.

Langkah 4: Perkongsian e-Invois

Selepas pengesahan, pembekal terpaksa berkongsi e-Invois yang telah dikosongkan dengan pembeli, dengan kod QR yang dibenamkan di dalamnya, yang tujuannya adalah untuk mengesahkan kewujudan e-invois dengan mendayakan semakan atau lihat dalam portal rasmi MyInvois.

Langkah 5: Penolakan/Pembatalan e-Invois

Selepas e-Invois dikeluarkan, tempoh masa yang ditetapkan diberikan, untuk membolehkan pembeli meminta penolakan invois atau pembekal untuk membatalkan e-Invois dalam proses. Pada peringkat ini, sebarang permintaan penolakan atau pembatalan mesti disertakan dengan justifikasi.

Langkah 6: Portal MyInvois

Walaupun mungkin kelihatan seperti terdapat satu siri prosedur kompleks yang terlibat untuk menghantar dan berkongsi invois, tetapi jangan risau, dengan penyelesaian seperti AutoCount, ciri e-Invois akan dibenamkan dalam sistem, yang pengguna hanya perlu memilih atau memasukkan beberapa perincian asas untuk menjana invois, dan biarkan sistem mengautomasikan selebihnya sambil memastikan anda dikemas kini, menyepadukan e-Invois rasmi dalam sistem juga mengekalkan integriti, ketepatan dan keselamatan data yang lebih baik.